Podcast #12 Te laat betalen. Inflatie van de beschaafdheid?
Volgens een Engelstalig blad betaalt 60 procent van de ondervraagde beursgenoteerde bedrijven in West- Europa gemiddeld 31 dagen te laat. Bewust. Eigenlijk kun je dus zeggen dat ‘ze zelf wel’ bepalen wanneer ze betalen. Die macht hebben ze.
Late betalingen zijn zo ingebakken in de bedrijfscultuur dat we ze zo langzamerhand accepteren als 'zo-zijn-onze-manieren'. Dat vasthouden van geld stamt nog uit de tijd dat de ondernemer nog net even een dagje extra rente trok.
We schuiven allemaal op in het betalingsfatsoen. Het probleem van de late betalingen treft natuurlijk alle bedrijven. Maar vooral de kleinere zijn zwaar de pineut. De zelfstandige consultants. De aannemers en onderaannemers. De toeleveranciers.
Wat daartegen te doen? Daarover gaat podcast #12 van Het Mentor Café.
-.-.-.-.-
Alle podcasts horen?
www.businesstales.com/podcasts
Kopje koffie aanbieden? Lekker!
De voice over van de intro is van Elmer de Winter.
Podcast #12 Te laat betalen. Inflatie van de beschaafdheid?
Volgens een Engelstalig blad betaalt 60 procent van de ondervraagde beursgenoteerde bedrijven in West- Europa gemiddeld 31 dagen te laat. Bewust. Eigenlijk kun je dus zeggen dat ‘ze zelf wel’ bepalen wanneer ze betalen. Die macht hebben ze.
Late betalingen zijn zo ingebakken in de bedrijfscultuur dat we ze zo langzamerhand accepteren als 'zo-zijn-onze-manieren'. Dat vasthouden van geld stamt nog uit de tijd dat de ondernemer nog net even een dagje extra rente trok.
We schuiven allemaal op in het betalingsfatsoen. Het probleem van de late betalingen treft natuurlijk alle bedrijven. Maar vooral de kleinere zijn zwaar de pineut. De zelfstandige consultants. De aannemers en onderaannemers. De toeleveranciers.
Wat daartegen te doen? Daarover gaat podcast #12 van Het Mentor Café.
-.-.-.-.-
Alle podcasts horen?
www.businesstales.com/podcasts
Kopje koffie aanbieden? Lekker!
De voice over van de intro is van Elmer de Winter.
Het Mentor Café
Podcast #12
Te laat betalen. Inflatie van de beschaafdheid?
W = Wilma Out
H = Hans Ruinemans
W: Loodgieter Willem bedankte mij vandaag voor de snelle betaling. Ik betaalde binnen een dag via een tikkie en ik ben daar best trots op. Want ik ben een notoire late betaler. Ik betaal standaard op het nippertje. Heel erg, ik besef dat. Mijn eigen debiteuren betalen ook op het nippertje. of zelfs buiten het nippertje. Zo schuiven we allemaal op in het betalingsfatsoen. Je zou kunnen zeggen dit is ook al een signaal van inflatie van de beschaafdheid. Wat betekent dat voor de economie als geheel en hoe pak ik mijn eigen betalingsgedrag aan? Terwijl de nazomer plaatsmaakt voor de voorherfst stel ik in deze 12e podcast deze vraag aan Hans Ruinemans, boardroom monk. Hans, wie betaalt de schade van een chronisch laat betaalgedrag?
H: Ja, Wilma, wie betaalt de schade?
https://youtu.be/WJc_fWW_ehc (Hans betaalt de schade remix)
H: In mijn praktijk als business mentor is het onderwerp cash flow - want daar hebben we het eigenlijk over - het onderwerp cashflow dus, voor ondernemers alweer een reden om veel paracetamol in te kopen.
W: Alweer een reden? Is die reden dan weggeweest?
H: Nou, laten we zeggen dat de focus een tijd ergens anders heeft gelegen. Veel van mijn cliënten hebben het hoofd met moeite boven water kunnen houden. Ook met behulp van overheidssteun. Een enkeling heeft faillissement aan moeten vragen. Anderen met name de bedrijven in de e-commerce en supermarkten, en combinaties daarvan die deden de beste zaken ooit. We laten zo langzamerhand de coronacrisis achter ons hoewel we dat nog niet zeker weten maar de ‘wederopbouw’ (groot woord misschien, maar goed) de wederopbouw rust voor een heel groot deel op het MKB. De midden- en kleinbedrijven. En daar wordt de paracetamol alweer ingeslagen.
W: Bij bedrijven zoals Willem.
H: Onder andere, ja. Late betalingen zijn zo ingebakken in de bedrijfscultuur dat we ze zo langzamerhand accepteren als ja als zo zijn onze manieren. Dat vasthouden van geld stamt nog uit de tijd dat de ondernemer nog net even een dagje extra rente trok.
W: Dat kan de reden nu niet meer zijn.
H: Je zegt het zelf al: we schuiven allemaal op in het betalingsfatsoen. Het probleem van de late betalingen treft natuurlijk alle bedrijven. Maar vooral de kleinere zijn zwaar de pineut. De zelfstandige consultants. De aannemers en onderaannemers. De toeleveranciers.
W: De Willems.
H: Het geld dat vastgehouden wordt, dat is formeel van de opdrachtnemer. De opdracht is uitgevoerd, de klus geklaard. De partijen zijn één en ander overeengekomen.
W: Maar het geld staat nog op de verkeerde rekening.
H: Exact. In een Engelstalig blad las ik dat 60 procent van de ondervraagde beursgenoteerde bedrijven in West- Europa aangaf gemiddeld 31 dagen te laat te betalen. Bewust. Eigenlijk kun je dus zeggen dat ‘ze zelf wel’ bepalen wanneer ze betalen. Die macht hebben ze.
W: Die macht hebben ze zich toegeëigend.
H: Waar hadden we het nu over? O ja, de beurgenoteerde bedrijven bepalen kennelijk zelf wanneer ze het geld afstaan. Het geld dat hen niet toekomt. Een groot deel van hun debiteuren zijn zelf ook reuzen. Die zijn meestal goed in staat dat op te vangen. Maar dat geldt niet voor de andere crediteuren de toeleveranciers. De Willems. Die moeten soms dus ook 31 dagen langer wachten. Nu hebben we het hier over beursgenoteerde bedrijven die hun eigen regels maken. Maar het is overal hetzelfde. Grofweg is het niet alleen zo dat de groten hun geld vasthouden en de kleinen daaronder lijden. Maar dat te veel ondernemers het geld te lang vasthouden en daar hun zakelijke relaties mee schaden.
W: Het wordt kennelijk gedoogd.
H: Zolang er betalingen binnenkomen - of dit nu op tijd gebeurt of niet - zullen de meeste bedrijven de werkrelatie graag voortzetten. Ik neem aan dat Willem dat ook zo ziet. Bovendien zal voor veel bedrijven zoals dat van Willem. Hoeveel mensen heeft Willem in dienst?
W: Volgens mij een stuk of drie, vier.
H: Voor mensen als Willem heeft de dag nooit genoeg uren. Als hij thuis is zal hij er weinig voor voelen om nog te controleren of de rekeningen wel of niet betaald zijn. Waarschijnlijk zal zo’n taak snel naar de onderkant van de 'to do-lijst' komen. Terwijl in een tijd waarin de budgetten soms onder druk staan, is het extra belangrijk om de inkomende betalingen te monitoren. En te beheren. Doe je dat niet, dan loop je als relatief klein bedrijf het risico op veel te late betalingen, op een gat in je eigen cashflow, op een uiteindelijke oninbare betaling.
W: Ik heb zelf gemerkt dat een vertraging die toegestaan is, een volgende vertraging uitlokt.
H: En hoe later er betaald wordt, hoe groter de kans dat er helemaal niet meer betaald gaat worden. Aan de andere kant kunnen vertragingen in betalingen een domino-effect veroorzaken. Om te beginnen: het is bijna onmogelijk om uitgaande betalingen te plannen. Hoe kan een bedrijf zijn eigen rekeningen betalen, zonder zicht op een fatsoenlijke cashflow?
W: Hoe veranderen we die betalingscultuur?
H: Ja, hoe veranderen we de inflatie van zakelijke beschaafdheid? Ik zal niet teveel van het onderwerp afdwalen, maar ik ben al nou, wat is het? 40 jaar ondernemer, en waar vroeger een afspraak een afspraak was, is een afspraak nu een plan waar best van afgeweken mag worden. Maar goed, laat ik blijven bij de betalingstraagheid. Ik vind dat we allemaal te passief zijn hierin. Het is lastig om een maatschappelijke tendens te keren, maar het is wel mogelijk om voor jezelf de zaken duidelijk te maken. Met het aanpakken van de betalingsachterstand zorg je zelf ook beter voor je crediteuren.
W: En zorg je beter voor jezelf.
H: Daarom zeg ik: neem de oorzaak van de betalingsachterstand weg.
W: Nu ga je vast uitleggen hoe we dat moeten doen.
H: Om te beginnen moet je de noodzaak ervan inzien. Je moet beseffen dat het jouw geld is dat daar staat, op die rekening van de debiteur. Je moet ook beseffen dat je schade lijdt door het ‘dan maar’ te accepteren. Om die schade in te kunnen schatten want dat is moeilijk moet je bedenken hoe je ervoor zou staan als alles op tijd binnen was. Je neemt eigenlijk een lagere positie in door de achterstand te accepteren. Waar is je zelfrespect? Nou, hoe pak je het concreet aan? De eerste stap is actief monitoren. Je weet dan ‘waar je staat’. Wat komt er binnen en wanneer moet had dat bijgeschreven moeten zijn. Een traag betalende debiteur is ook niet goed voor de onderlinge relatie. Stel dat Willem altijd voor een bepaalde woningbouwvereniging werkt. En die betaalt altijd veel te laat. Dan weet ik zeker dat Willem liever om 10 voor 4 naar huis gaat dan om kwart over 4. Als ik kijk naar mijn eigen debiteuren ik heb met hen altijd een langdurige - en ook altijd een vertrouwelijke relatie. De facturatie is vrijwel altijd zakelijk geregeld, dus via de financiële afdeling, maar evengoed kan een te trage betaling de boel belemmeren. Vooral voor mijn mentee. Bovendien, als een opdrachtgever altijd te laat betaalt, en ook nog onregelmatig, dan kan het zijn dat er stront aan de knikker is. Als je inzicht hebt in de betalingsbewegingen, dan ben je er wellicht op tijd bij.
W: Maar ja, je zei al dat een dag maar 24 uur heeft.
H: Nou zo zei ik het niet. Maar het kwam er wel op neer. Volgens mij zei ik dat voor mensen als Willem de dag nooit genoeg uren heeft, en zo’n taak waarschijnlijk snel onderaan de to-do-lijst zal komen. Ik zelf ben een warm voorstander van e-facturatie. Ofwel elektronische facturatie. In de ICT-sector is e-facturatie totaal ingeburgerd. Maar gek genoeg blijft dat bij de andere branches achter.
W: Luisteraar, denk nu niet dat wij gesponsord worden, hoor. Pas als wij rare zaken als vliegreizen gaan promoten of Bobbi’s Gin. Wat zijn de grootste voordelen van e-facturatie volgens jou?
H: Er worden nog steeds papieren facturen gestuurd. Dat is begrijpelijk, maar voor de gemoedsrust is een digitale factuur natuurlijk stukken fijner. Verzonden is namelijk ontvangen. Zo ziet een rechter het ook, mocht het voor een rechter komen. Daarnaast worden de facturen automatisch in een boekhoudsysteem geplaatst. Je ontvangt een melding als de betaaltermijn is verstreken. En natuurlijk zie je ook direct dat er betaald is.
W: Goed. Maar dan is er dus niet op tijd betaald. Wat nu…
H: Je moet jezelf een routine aanleren. Eerst is dat die mindset. Het is jouw geld dat daar staat en jij hebt ook je verplichtingen. Die routine kan zijn: eerst een mail. Die mail moet vriendelijk zijn, maar ook strak. Ik zelf stuur die al de volgende dag. Dus de dag nadat de betalingstermijn is verstreken. Je kunt overwegen om tegelijk met die mail een brief te zenden. Ik doe dat nooit, maar als onderdeel van de routine zou dat prima kunnen. Volgt er geen betaling na die mail, dan zal je moeten bellen.
W: Hoeveel dagen zit daartussen?
H: Ik zou zeggen: een dag. Maar nogmaals: het gaat om de routine. Vind jij 2 dagen beter, dus 2 dagen tussen de eerste mail en het telefoontje, dan is dat ook goed. Maar hou die routine vast. Met dat telefoontje haal je veel kou uit de lucht. De werkrelatie blijft goed, tenzij je boos wordt, dat zou ik nog niet doen. Meestal zal je een smoesje horen, zoals: de boekhouder is ziek of met vakantie, of de betaling is er net uitgegaan. Allemaal best. Is de betaling niet aangekomen terwijl ze dat wel hebben gezegd, dan moet je assertief zijn. Niet boos, wel strak. Beleefd, professioneel en volhardend. Je moet doen wat je zegt dat je gaat doen.
W: Word jijzelf weleens boos?
H: Nee, nooit. Ik blijf beleefd, professioneel en volhardend. Ik bel trouwens maximaal 3 keer. Steeds na zo’n gesprek stuur ik een mail met de afspraken die gemaakt zijn. Bij het tweede of derde gesprek vertel ik dat ik een incassobedrijf in zal schakelen. Dat doe ik dan ook.
W: Het zou kunnen dat de klant dan geen klant meer is.
H: Dat klopt. Ik kan je zeggen dat er in zo’n geval iets raars gebeurt. Een klant die wegvalt, die wordt vrijwel direct vervangen door een nieuwe klant. Ruimte die ontstaat wordt opgevuld.
W: Hoe ga je om met je eigen betalingsonmacht, als die ontstaan is door je cashflow-problemen…
H: Ja, zo zijn we ongeveer ook begonnen met deze podcast. Mocht je zelf niet tot betalen over kunnen gaan vanwege je cashflow dan moet je zelf aan de bel trekken. Op tijd. Je moet contact opnemen met de crediteur en vertellen dat betaling momenteel lastig is omdat jouw eigen debiteuren nog niet tot betaling overgegaan zijn en je moet aangeven wanneer je wel kunt betalen. Zodra je betaald hebt, moet je ook weer bellen. Of mailen, als bellen niet kan. Je kondigt je betaling dan aan. Daarmee kweek je ontzettend veel goodwill. Mijn ervaring is dat
er altijd begrip is als jouw crediteur weet dat het geld eraan komt. Dan is het meestal al goed. Overigens vind ik dat de overheid ook een rol kan spelen hierin. Het is voor een deel gewenning. Zo zijn onze manieren.
W: Hoe zou de overheid dat kunnen doen?
H: ja, nou, laat ik daarvoor eerst even teruggaan naar jouw eerdere vraag. In je introductie. Je vroeg wat het betekent voor de economie. Nou, het gaat om de houding en de perceptie ten opzichte van het werk dat beloond dient te worden. Economie draait om vertrouwen, dus moeten we ons allemaal aan de afspraken houden. De betalingsafspraken. Ik zou zeggen dat de overheid een betere betalingsmentaliteit moet eisen van alle bedrijven die ook opdracht van de overheid werken. Dus: bedrijf A levert software aan een overheidsdienst - ik zeg maar wat - en is verplicht om zich aan alle betalingstermijnen te houden. Ik weet niet of de overheid zover kan gaan, of mag gaan, maar het is een onderzoek waard, zou ik zeggen.
W: Postbus 51, dat is lang geleden.
(Spotje Cybercrime https://youtu.be/GU7ho1E7yPI)
H: Dat was een postbus 51-spotje uit 2009 over het veilinghouden van je digitale gegevens. Nou, samengevat komt het erop neer dat iedere ondernemer scherp moet zijn op zijn - of haar betalingsmoraal. Accepteer niet zonder meer dat je op je geld moet wachten.En betaal zelf op tijd.
W: Mooie samenvatting. Dank je wel, Hans. Jij ook bedankt, luisteraar, dat je hier was. Je doet ons een groot plezier door je te abonneren op Het Mentor Café. En laat gerust een bericht achter. Tot de volgende keer, tot de volgende podcast.
[Einde]
www.businesstales.com/podcasts
Meer podcasts beluisteren?
www.businesstales.com/podcasts
Een korte belafspraak maken met Hans Ruinemans?
www.businesstales.com/Hans
Een klein compliment geven aan deze podcast-serie?
https://www.BuyMeACoffee.com/HetMentorCafe